Objetivo operacional
Auditar cada CDA inscrita na dívida ativa federal, classificar por via de resolução (prescrição, nulidade, transação ou pagamento), executar as medidas administrativas e judiciais cabíveis por ordem de prioridade, e acompanhar até a baixa ou resolução de cada débito.
Checklist de documentos
| Documento | Fonte | Formato | Obrigatório? | Como validar | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Extrato PGFN/Regularize — todas as CDAs ativas | regularize.pgfn.gov.br | PDF / Excel | Sim | Listar número da CDA, tipo, valor, data de inscrição | Pré-requisito para toda a análise |
| CDA original de cada inscrição relevante | PGFN | Não | Verificar formalidades: competência, valor, base de cálculo, sujeito passivo | Solicitar para CDAs de valor elevado | |
| Histórico de parcelamentos PGFN (ativos e rescindidos) | PGFN/Regularize | Sim | Verificar últimas datas de ato interruptivo de prescrição | Parcelamento interrompe a prescrição | |
| Autos de execução fiscal existentes | Procuradoria Municipal | Não | Verificar data de citação e movimentações recentes | Prescrição intercorrente conta após arquivamento | |
| DCTFWeb e GFIP das competências das principais CDAs | Contabilidade | Não | Cruzar valor declarado com valor inscrito | Divergência pode indicar base errada na CDA | |
| GPS/DARF de competências com CDA | Tesouraria | Não | Verificar se pagamento foi feito mas não baixado | Pagamento não baixado gera CDA indevida | |
| Contratos de obras com CNO (para CDAs de INSS de obra) | Engenharia | Não | Verificar se retenção foi recolhida | INSS de obra não recolhido é causa frequente | |
| Extrato e-CAC — situação fiscal RFB | e-CAC | Sim | Cruzar com Regularize para identificar CDAs não listadas | Algumas CDAs aparecem no e-CAC e não no Regularize | |
| Balanço e RGF | Contabilidade | Não | Para análise de elegibilidade à transação e capacidade de pagamento | Exigido pela PGFN na transação | |
| Print da tentativa de certidão recusada | Contabilidade | Sim | Identificar qual CDA está bloqueando | Quantifica o impacto do passivo |
Roteiro de execução
| Etapa | Ação | Responsável | Prazo | Saída esperada | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Criar pasta do município e enviar checklist de documentos | Operações | D+0 | Pasta e ofício enviados | |
| 2 | Acessar PGFN/Regularize e exportar todas as CDAs | Técnico | D+3 | Planilha completa de CDAs | |
| 3 | Cruzar CDAs com histórico de parcelamentos e pagamentos | Técnico | D+4 | Matriz de CDAs com histórico | |
| 4 | Calcular prescrição para cada CDA: data de inscrição, último ato interruptivo, prazo decorrido | Técnico/Jurídico | D+5 | CDAs prescritas identificadas | |
| 5 | Verificar vícios formais nas CDAs de maior valor | Jurídico | D+6 | CDAs com vício identificadas | |
| 6 | Verificar elegibilidade para transação por adesão PGFN | Técnico | D+5 | Modalidade indicada e desconto estimado | |
| 7 | Para CDAs prescritas: elaborar exceção de pré-executividade ou ação anulatória | Jurídico | D+8 | Minuta revisada | |
| 8 | Para CDAs elegíveis à transação: preparar proposta e documentação de capacidade de pagamento | Técnico/Jurídico | D+10 | Proposta protocolada no Regularize | |
| 9 | Para CDAs com base errada: elaborar pedido de revisão administrativa ou ação anulatória | Jurídico | D+10 | Petição ou requerimento elaborado | |
| 10 | Monitorar execuções fiscais ativas e prazo de prescrição intercorrente | Jurídico | Mensal | Relatório de execuções com situação | |
| 11 | Após resolução das CDAs: solicitar certidão e atualizar o CAUC | Técnico | D após cada CDA resolvida | Certidão emitida |
Planilha padrão — Auditoria de CDAs PGFN
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código do produto | P10 |
| Município | Nome oficial |
| UF | Estado |
| CNPJ | CNPJ da prefeitura |
| Código IBGE | 7 dígitos |
| Número da CDA | Identificador PGFN |
| Tipo de débito | INSS / IRPJ / CSLL / COFINS / PIS / DARF genérico / outro |
| Competência do débito | Mês e ano do fato gerador |
| Data de inscrição na DA | DD/MM/AAAA |
| Valor principal | R$ |
| Multa | R$ |
| Juros | R$ |
| Encargos legais | R$ |
| Total atualizado | R$ |
| Data de constituição definitiva | DD/MM/AAAA |
| Data de citação na execução fiscal | DD/MM/AAAA ou "Não ajuizado" |
| Data do último ato interruptivo | DD/MM/AAAA |
| Prazo prescricional restante | Dias |
| Prescrição configurada? | Sim / Não / Verificar |
| Vício formal detectado? | Sim / Não — detalhar |
| Via de resolução | Transação / Exceção EPE / Ação anulatória / Parcelamento / Pagamento / Aguardar prescrição |
| Desconto estimado (transação) | % |
| Valor após redução | R$ |
| Status | Pendente / Em andamento / Resolvido |
| Responsável interno | Analista |
| Observações | Detalhes |
Minuta de ofício — Solicitação de Acesso ao PGFN/Regularize
[CABEÇALHO DA CONFORMIDE]
Ao Senhor(a) [Nome do Prefeito(a)] Prefeitura Municipal de [Nome do Município] — [UF] CNPJ: [XX.XXX.XXX/XXXX-XX]
Assunto: Solicitação de documentos para auditoria da dívida ativa federal (PGFN).
Prezado(a) Senhor(a) Prefeito(a),
Para início dos trabalhos de diagnóstico e estratégia de redução da dívida ativa federal, solicitamos:
- Acesso ao portal PGFN/Regularize (regularize.pgfn.gov.br) — extrato completo de CDAs;
- Histórico de parcelamentos ativos e rescindidos junto à PGFN;
- Cópia das CDAs mais relevantes (solicitadas via Regularize);
- Autos de execuções fiscais em andamento, se houver (número do processo, vara, situação);
- DCTFWeb e GPS das competências com maiores CDAs;
- Balanço Patrimonial e Relatório de Gestão Fiscal — RGF mais recente;
- Extrato e-CAC para cruzamento com o PGFN/Regularize;
- Print da última tentativa de emissão de certidão (se recusada).
Solicitamos o envio até [DATA], via [canal indicado].
Atenciosamente,
[Nome do Responsável] CONFORMIDE [Contato]
Minuta de procuração — estrutura
- Outorgante: Município de [Nome], CNPJ, representado pelo(a) Prefeito(a).
- Outorgados: Advogados e consultores da CONFORMIDE, OAB indicada.
- Poderes administrativos: Acesso ao PGFN/Regularize; protocolo de pedidos de transação, parcelamento, revisão de CDA, pedido de baixa de débito quitado; acesso ao e-CAC.
- Poderes judiciais: Propor exceção de pré-executividade, ação anulatória de débito fiscal, embargos à execução fiscal, mandado de segurança para emissão de certidão; assinar petições e praticar todos os atos processuais.
- Prazo: Indeterminado.
Minuta de ação — estrutura-base (Exceção de Pré-Executividade)
- Endereçamento: Excelentíssimo(a) Senhor(a) Juiz(a) Federal da [X]ª Vara Federal de [Cidade/UF].
- Qualificação do excipiente: Município de [Nome], nos autos da Execução Fiscal nº [XXXX].
- Fatos: Inscrição da CDA em [data]; ausência de movimentação no processo após [data]; decurso de mais de 5 anos configurando prescrição intercorrente — Tema 392/STJ.
- Fundamentos jurídicos: Art. 174 do CTN; art. 40 da LEF; Tema 392/STJ (REsp 1.340.553); prescrição como matéria de ordem pública arguível a qualquer tempo.
- Provas: Certidão de teor do processo (sem movimentação); extrato da inscrição (data); histórico de parcelamentos (sem ato interruptivo no período).
- Pedido: Extinção do processo por prescrição intercorrente do crédito tributário; baixa da CDA e atualização do Regularize.
- Requerimentos: Juntada dos documentos; notificação da PGFN para manifestação.
Critérios de aprovação da Fase 3
- O checklist está completo.
- A rotina é repetível por outro analista.
- Existe planilha padrão.
- Há minuta de ofício ou requerimento.
- Há minuta de procuração, se necessário.
- Há estrutura de ação ou peça administrativa, se aplicável.
- O dossiê operacional indica responsáveis e prazos.