Objetivo operacional
Transformar o diagnóstico de eficiência em painel de consumo por área, relatório de inconsistências com valor estimado de desperdício e plano de ação com medidas de curto e médio prazo para redução permanente de gastos.
Checklist de documentos
| Documento | Fonte | Formato | Obrigatório? | Como validar | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Registro de abastecimento de combustível (12-24 meses) | Garagem/Administração | Excel/PDF | Sim | Veículo, data, litros, km rodado | Base para análise de frota |
| Relação de veículos com tipo, ano e lotação | Administração | Excel/PDF | Sim | RENAVAM e km atual | Identificação de ociosos |
| Contratos de merenda escolar vigentes | Educação | Sim | Cardápio, custo per capita, itens | Análise de conformidade PNAE | |
| Notas de entrega de merenda e cardápios executados | Educação/PNAE | Excel/PDF | Sim | Confrontar cardápio contratado com executado | Evidência de execução |
| Estoque de medicamentos no sistema | Farmácia/Saúde | Excel (HORUS ou similar) | Sim | Saldo por item com validade | Identificação de excessos |
| Registro de dispensação de medicamentos (12 meses) | Farmácia | Excel/PDF | Sim | Protocolo de prescrição | Conformidade na dispensação |
| Inventário do almoxarifado geral | Almoxarife | Excel/PDF | Sim | Data do inventário e método | Base para curva ABC |
| Contratos de aquisição de insumos (2 anos) | Licitações | Não | Preço unitário e quantidade | Confrontação com referência | |
| Relatórios de manutenção da frota | Garagem | Não | Preventiva vs. corretiva | Análise de custo de manutenção | |
| Dados de quilometragem por veículo e por rota | Garagem | Excel | Não | Km mensais vs. média técnica | Detecção de consumo anormal |
Roteiro de execução
| Etapa | Ação | Responsável | Prazo | Saída esperada | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Receber dados de cada área e organizar por categoria | Técnico/Financeiro | D+5 | Dados organizados por área | |
| 2 | Construir curva ABC do almoxarifado e medicamentos | Técnico | D+10 | Top 20% de itens (classe A) | |
| 3 | Analisar consumo de combustível por veículo e rota | Técnico | D+12 | Mapa de consumo anômalo | |
| 4 | Calcular custo per capita de merenda vs. referência FNDE | Técnico/Nutri | D+14 | Comparativo de custo | |
| 5 | Verificar medicamentos com estoque acima do giro médio ou com validade curta | Técnico/Farmácia | D+16 | Lista de medicamentos em risco | |
| 6 | Estimar valor do desperdício por área | Financeiro | D+18 | Planilha de desperdício estimado | |
| 7 | Elaborar painel de consumo com KPIs por área | Técnico | D+22 | Dashboard em Excel ou BI | |
| 8 | Revisar achados e elaborar relatório de inconsistências | Técnico/Coordenação | D+26 | Relatório preliminar | |
| 9 | Elaborar plano de ação com responsáveis e prazos | Coordenação | D+30 | Plano de ação por área | |
| 10 | Apresentar resultados ao gestor municipal | Coordenação/Comercial | D+33 | Apresentação executiva | |
| 11 | Acompanhar implementação das medidas (30 dias) | Técnico | D+63 | Relatório de progresso | |
| 12 | Mensurar economia realizada e entregar relatório final | Técnico/Coordenação | D+90 | Relatório final com impacto medido |
Planilha padrão
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código do produto | P67 |
| Município | Nome oficial |
| Área auditada | Frota / Combustível / Merenda / Medicamentos / Almoxarifado |
| Despesa total auditada (R$/ano) | Período analisado |
| Inconsistência identificada | Tipo de achado |
| Valor estimado de desperdício (R$/ano) | Cálculo com memória |
| Percentual sobre despesa total (%) | Impacto relativo |
| Medida recomendada | Ação curta/médio prazo |
| Responsável municipal | Secretaria e nome |
| Prazo de implementação | Data-alvo |
| Status da medida | Pendente / Em curso / Concluída |
| Economia realizada (R$/ano) | Após implementação |
| Responsável CONFORMIDE | Nome do analista |
Minuta de ofício — estrutura
Ofício de solicitação de dados para diagnóstico de eficiência:
- Endereçamento ao Secretário de Administração, Educação e Saúde.
- Contexto: "Para realização do diagnóstico de eficiência de gastos com frota, merenda, medicamentos e almoxarifado, solicitamos..."
- Lista por área: registros de abastecimento, relação de veículos, contratos de merenda, estoque de medicamentos, inventário do almoxarifado.
- Prazo: 10 dias úteis por área.
- Canal e assinatura.
Minuta de plano de ação por área — tópicos
Frota e combustível: 1. Implantação de controle de abastecimento com assinatura do motorista e do responsável. 2. Checklist de saída de veículo com km inicial e final. 3. Revisão das rotas e reunião de veículos ociosos. 4. Manutenção preventiva mensal para reduzir corretiva.
Merenda: 1. Revisão do cardápio executado vs. contratado. 2. Implantação de recibo de entrega assinado pela nutricionista. 3. Custo per capita comparado mensalmente com tabela FNDE. 4. Redução de desperdício com escala de produção ajustada.
Medicamentos: 1. Implantação de dispensação com prescrição obrigatória. 2. Inventário mensal dos 20 itens de maior giro (classe A). 3. Revisão de estoque mínimo e máximo por item. 4. Descarte programado de itens com validade vencida.
Almoxarifado: 1. Inventário físico trimestral. 2. Curva ABC: focar controle nos itens classe A. 3. Requisição com assinatura do responsável da secretaria solicitante. 4. Relatório mensal de saldo de itens acima do consumo médio.
Indicadores de sucesso
| Indicador | Linha de base | Meta (12 meses) |
|---|---|---|
| Consumo de combustível / km (L/km) | Levantado na auditoria | Redução de 10% |
| Custo per capita da merenda (R$/aluno/dia) | Levantado na auditoria | Alinhamento com tabela FNDE |
| Percentual de medicamentos com validade vencida | Levantado no inventário | Zero |
| Giro de estoque do almoxarifado (vezes/ano) | Levantado na auditoria | Aumento de 20% |
| Veículos ociosos (sem uso por 30 dias) | Levantado na auditoria | Redução de 50% |
Critérios de aprovação da Fase 3
- O checklist está completo.
- A rotina é repetível por outro analista.
- Existe planilha padrão.
- Há minuta de ofício de solicitação.
- Há plano de ação por área com responsáveis.
- Há indicadores de sucesso mensuráveis.
- O dossiê operacional indica responsáveis e prazos.