Objetivo operacional
Levantar, classificar e calcular todos os DARFs e retenções federais dos últimos 60 meses; separar recolhimentos com base contestável; elaborar e transmitir PER/DCOMP ou requerimento administrativo; e preparar a defesa judicial em caso de glosa ou indeferimento.
Checklist de documentos
| Documento | Fonte | Formato | Obrigatório? | Como validar | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Extrato de DARFs recolhidos — 60 meses | e-CAC (RFB) | PDF/CSV | Sim | Verificar código de receita, competência e valor de cada DARF | Agrupar por código: 0588 (IRRF PJ), 1708 (IRRF PF), 5952 (CSLL), 5960 (PIS), 5979 (COFINS) etc. |
| DCTFWeb — 60 meses | e-CAC | Sim | Confirmar declarações transmitidas e valores declarados | Cruzar com DARFs correspondentes | |
| EFD-Reinf — 60 meses | e-CAC/SPED | XML/PDF | Sim | Verificar eventos R-2010, R-2020, R-2055 | Fonte de retenções IRRF, CSLL, PIS, COFINS |
| Notas fiscais correspondentes (amostra) | Contabilidade/Fornecedores | Sim | Verificar alíquota e base aplicada na NF com o DARF | Priorizar contratos de maior valor | |
| Contratos com cláusula de retenção | Setor de Contratos | Sim | Identificar qual retenção foi pactuada e em que base | Comparar com o que foi efetivamente retido | |
| Folha de pagamento — 60 meses | RH | Excel/PDF | Sim | Conferir IRRF retido de servidores com tabela progressiva vigente | Verificar se houve aplicação de tabela defasada |
| Relação de fornecedores com isenção | Jurídico/Contratos | Excel | Não | Identificar entidades com isenção que receberam retenção indevida | Cooperativas, entidades do terceiro setor, etc. |
| Empenhos e liquidações — 60 meses | SIAFIC/Contabilidade | Excel/PDF | Não | Cruza pagamentos com DARFs para confirmar vinculação | Útil para notas fiscais não localizadas |
| PER/DCOMP já transmitidas | e-CAC | Não | Evitar duplicação de pedidos | Verificar créditos já em análise | |
| Certidão de regularidade fiscal (RFB/PGFN) | e-CAC/Regularize | Não | Confirmar ausência de débito que impeça compensação | Necessário para transmissão de PER/DCOMP |
Roteiro de execução
| Etapa | Ação | Responsável | Prazo | Saída esperada | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Abrir pasta do produto e município | Operações | D+0 | Pasta criada com CNPJ e IBGE | |
| 2 | Solicitar acesso e-CAC e documentos via ofício | Comercial/Operações | D+1 | Ofício enviado à prefeitura | |
| 3 | Baixar extrato de DARFs do e-CAC (60 meses) | Técnico | D+3 | Planilha de DARFs por código de receita | |
| 4 | Baixar DCTFWeb e EFD-Reinf (60 meses) | Técnico | D+3 | Arquivos organizados por competência | |
| 5 | Classificar DARFs por tipo de operação e fornecedor | Técnico | D+5 | Matriz classificada: IRRF PF, PJ, CSLL, PIS, COFINS | |
| 6 | Cruzar DARFs com notas fiscais e contratos (amostra) | Técnico | D+7 | Identificação de divergências de alíquota ou base | |
| 7 | Separar retenções potencialmente indevidas | Técnico + Jurídico | D+9 | Lista priorizada com fundamento por item | |
| 8 | Calcular valor potencial com SELIC | Técnico/Financeiro | D+10 | Planilha de cálculo com total bruto e conservador | |
| 9 | Revisar juridicamente e confirmar estratégia | Jurídico | D+12 | Parecer interno com aprovação de estratégia | |
| 10 | Elaborar PER/DCOMP ou requerimento administrativo | Jurídico/Operações | D+15 | Minuta de PER/DCOMP ou requerimento | |
| 11 | Apresentar ao prefeito e contabilidade | Comercial | D+17 | Aprovação do plano | |
| 12 | Transmitir PER/DCOMP ou protocolar requerimento | Operações/Procuradoria | D+20 | Comprovante de protocolo | |
| 13 | Monitorar resposta da RFB (90 dias p/ PER/DCOMP) | Operações | D+21 em diante | Atualizações quinzenais | |
| 14 | Em caso de glosa: elaborar manifestação de inconformidade | Jurídico | D+90+5 dias | Manifestação protocolada |
Planilha padrão
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código do produto | P15 |
| Município | Nome oficial |
| UF | Estado |
| CNPJ | CNPJ do município |
| IBGE | Código IBGE |
| Período analisado | Jan/2021 a Mai/2026 |
| Código de receita DARF | Ex: 0588, 1708, 5952 |
| Competência do DARF | MM/AAAA |
| Data do recolhimento | DD/MM/AAAA |
| Valor recolhido | R$ |
| Base de cálculo declarada | R$ |
| Base de cálculo correta | R$ |
| Alíquota aplicada | % |
| Alíquota correta | % |
| Diferença bruta | R$ |
| Fundamento da contestação | Norma/operação isenta/alíquota errada |
| SELIC acumulada | % |
| Valor total com correção | R$ |
| Valor conservador (40%) | R$ |
| Estratégia | PER/DCOMP / Requerimento / Judicial |
| Risco | Baixo/Médio/Alto |
| Status | Identificado / Protocolado / Em análise / Deferido / Impugnado |
Minuta de ofício — estrutura
OFÍCIO Nº [XXX]/[ANO] — CONFORMIDE
- Endereçamento: Secretaria Municipal de Finanças / Contabilidade de [município]
- Identificação: CONFORMIDE Assessoria Fiscal e Jurídica, no âmbito do contrato de assessoramento do Município de [município] — CNPJ [xxx].
- Contexto: Para fins de levantamento de DARFs e retenções federais potencialmente indevidas no período de [data inicial] a [data final], conforme arts. 165 e 168 do CTN e IN RFB 2.055/2021, solicita-se os documentos listados abaixo.
- Lista de documentos: - Extrato de DARFs via e-CAC — últimos 60 meses - DCTFWeb transmitidas — últimos 60 meses - EFD-Reinf — últimos 60 meses - Notas fiscais de fornecedores com retenção (contratos de maior valor) - Folha de pagamento mensal — últimos 60 meses - Relação de fornecedores com isenção comprovada
- Prazo sugerido: 10 dias úteis
- Canal para envio: [e-mail ou sistema da CONFORMIDE]
- Assinatura: [Responsável CONFORMIDE]
Minuta de procuração — estrutura
PROCURAÇÃO
- Outorgante: Município de [nome] — CNPJ [xxx], representado pelo(a) Prefeito(a) [nome], CPF [xxx].
- Outorgados: [Advogados/procuradores habilitados, OAB/UF].
- Poderes gerais: Ad judicia et extra, incluindo receber citação, transigir, substabelecer.
- Poderes específicos: - Acessar e-CAC do Município para extração de DARFs, DCTFWeb e EFD-Reinf; - Transmitir PER/DCOMP referente a DARFs e retenções federais pagas indevidamente ou a maior; - Protocolar requerimentos de restituição na RFB; - Impugnar glosas e apresentar manifestação de inconformidade contra indeferimentos.
- Poderes judiciais: Para ajuizamento de ação de repetição de indébito ou mandado de segurança, conforme necessidade.
- Assinatura: [Prefeito com firma reconhecida ou tabelionato eletrônico].
Minuta de ação — estrutura-base (Repetição de Indébito DARF)
- Endereçamento: Vara Federal da Subseção de [cidade] — TRF [nº Região].
- Qualificação: Município de [nome], CNPJ [xxx], representado por seu procurador habilitado.
- Competência: Justiça Federal; tributos federais administrados pela RFB.
- Fatos: Descrição dos DARFs recolhidos a maior ou sobre operações isentas, com identificação por código de receita, competência e valor.
- Fundamentos: CTN arts. 165, 168; LC 118/2005; IN RFB 2.055/2021; Tema 504/STJ; Súmula 461/STJ.
- Provas: DARFs originais, notas fiscais, contratos, DCTFWeb, EFD-Reinf, planilha de cálculo.
- Cálculo: Planilha em anexo com correção pela SELIC.
- Pedido liminar: Se aplicável, suspensão de novo recolhimento até decisão.
- Pedidos finais: Condenação da União à restituição do indébito com SELIC; alternativa: declaração do direito à compensação.
- Valor da causa: Total dos DARFs contestados com SELIC.
- Requerimentos probatórios: Juntar DARFs, notas e contratos; ouvir contador municipal se necessário.
Critérios de aprovação da Fase 3
- O checklist está completo.
- A rotina é repetível por outro analista.
- Existe planilha padrão.
- Há minuta de ofício ou requerimento.
- Há minuta de procuração.
- Há estrutura de ação ou peça administrativa.
- O dossiê operacional indica responsáveis e prazos.