Objetivo operacional
Transformar o saneamento de prestações de contas de convênios em processo repetível: levantar documentação, montar dossiê por instrumento, classificar irregularidades, redigir defesas e recursos, enviar via sistema e acompanhar o resultado. Garantir que nenhum instrumento seja tratado de forma incompleta ou precipitada.
Checklist de documentos
| Documento | Fonte | Formato | Obrigatório? | Como validar | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Instrumento de convênio assinado (termo original) | Transferegov | Sim | Verificar assinaturas, CNPJ, objeto, plano de trabalho | Base para todas as exigências de comprovação | |
| Plano de trabalho aprovado (versão original e eventuais revisões) | Transferegov | Sim | Verificar metas, etapas, itens de despesa permitidos | Limita quais despesas são elegíveis | |
| Extratos bancários da conta vinculada (todo o período de execução) | Banco | PDF/OFX | Sim | Verificar cada movimentação; correlacionar com notas fiscais e empenhos | Saques sem nota correspondente são irregularidade |
| Notas fiscais de todas as despesas (originais ou digitalizadas) | Prefeitura / fornecedores | Sim | CNPJ do emitente; data; valor; correspondência com o objeto | Notas fora do objeto são glosas | |
| Empenhos e liquidações das despesas (SIAFIC) | Prefeitura / SIAFIC | Sim | Verificar adequação ao objeto; empenho anterior à despesa | Despesa sem empenho anterior é irregularidade | |
| Contratos com empresas executoras (obras ou serviços) | Prefeitura | Sim | Objeto; valor; prazo; CNPJ do contratado | Verificar se houve licitação válida | |
| Publicação da licitação e resultado (Diário Oficial) | Prefeitura / D.O. | Sim | Data da publicação; modalidade; valor; vencedor | Exigido em convênios com obras e serviços licitados | |
| Laudos de medição de obras por etapa | Prefeitura / executor | Sim | Percentual executado; assinatura do engenheiro; CREA | Indispensável para convênios de obras | |
| Fotos georeferenciadas da execução | Prefeitura | JPG/ZIP | Sim | Data, localização, objeto identificável nas fotos | CGU e TCU exigem fotos com data e local |
| Relatório de execução físico-financeira (por instrumento) | Prefeitura | PDF/Excel | Sim | Verificar se corresponde ao realizado; atualizado no Transferegov | Deve estar consistente com notas e extratos |
| Publicação de termo aditivo (quando houver prorrogação ou alteração) | Prefeitura / D.O. | Não | Data; objeto da alteração; assinaturas | Necessário quando houve aditivo ao instrumento | |
| Certidão de regularidade das empresas contratadas (na época da contratação) | RFB/PGFN / e-CAC | Não | Regularidade na data do contrato | Exigido em alguns instrumentos como comprovação de habilitação | |
| Decisão de rejeição ou acórdão de imputação de débito (quando houver) | TCU / concedente | Sim | Identificar fundamento; prazo de recurso | Base para estratégia de defesa ou recurso |
Roteiro de execução
| Etapa | Ação | Responsável | Prazo | Saída esperada | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Levantar todos os instrumentos irregulares no Transferegov; exportar lista com situação e fundamento da irregularidade | Analista orçamentário | D+0 | Lista de instrumentos por situação | |
| 2 | Para cada instrumento: acessar dossiê no Transferegov; identificar tipo de irregularidade (formal/material) | Analista orçamentário | D+1 a D+2 | Tabela de classificação por instrumento | |
| 3 | Enviar ofício à prefeitura solicitando documentação de cada instrumento irregular | Operações | D+1 | Ofício protocolado; checklist por instrumento anexo | |
| 4 | Receber documentação da prefeitura; validar completude por instrumento | Analista operacional | D+5 a D+7 | Checklist atualizado; lacunas documentais identificadas | |
| 5 | Para cada instrumento: correlacionar notas fiscais com extratos bancários, empenhos e plano de trabalho | Analista contábil | D+7 a D+10 | Planilha de correlação: nota × empenho × extrato × plano | |
| 6 | Identificar despesas sem respaldo; classificar como: regularizável / glosável / indício de dano | Analista contábil/jurídico | D+10 | Relatório por instrumento: situação de cada despesa | |
| 7 | Para irregularidades formais: montar dossiê complementar; documentos adicionais; laudos e fotos | Analista operacional | D+10 a D+14 | Dossiê completo por instrumento | |
| 8 | Redigir defesa administrativa (por instrumento) quando houver rejeição já notificada | Jurídico | D+12 a D+16 | Peça de defesa revisada; prazo de protocolo confirmado | |
| 9 | Enviar prestação de contas ou defesa via Transferegov; protocolar ofício ao concedente | Analista operacional | D+16 | Protocolo de envio registrado por instrumento | |
| 10 | Acompanhar análise; responder eventuais diligências do concedente ou TCU | Analista operacional | D+16 a D+45 | Comunicações registradas; diligências respondidas no prazo | |
| 11 | Verificar resultado da análise: aprovado / pendente / rejeitado novamente | Analista operacional | D+45 a D+60 | Status atualizado por instrumento | |
| 12 | Para aprovados: verificar limpeza do CAUC; solicitar certificado | Analista jurídico | D+60 | CAUC atualizado; instrumento baixado | |
| 13 | Para rejeitados novamente: avaliar recurso ao TCU ou ação judicial | Jurídico / Coordenação | D+60 | Decisão sobre recurso ou escalada para judicial | |
| 14 | Emitir relatório final de regularização | Coordenação | D+65 | Relatório com status por instrumento; situação final |
Planilha padrão
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código do produto | P03 |
| Município | Nome oficial |
| UF | Estado |
| CNPJ | CNPJ do município |
| IBGE | Código IBGE |
| Número do instrumento | Número do convênio |
| Tipo | Convênio / Contrato de Repasse |
| Concedente | Ministério / FNDE / FNS / outro |
| Objeto | Descrição do objeto |
| Valor do instrumento | Total do convênio |
| Valor já liberado | Parcelas recebidas até a data |
| Tipo de irregularidade | Formal / Material / Mista |
| Fundamento da rejeição | Descrição exata da causa da rejeição |
| Documentação reunida | Lista de documentos já disponíveis |
| Documentação faltante | O que ainda precisa ser obtido |
| Estratégia | Saneamento / Defesa / Recurso / Judicial |
| Data de envio | Data de envio da prestação ou defesa |
| Protocolo | Número de protocolo no sistema |
| Status da análise | Aguardando / Aprovado / Rejeitado / Recurso em trâmite |
| Impacto no CAUC | Sim / Não — se o instrumento bloqueia o CAUC |
| Responsável CONFORMIDE | Nome |
| Status | Aberto / Em andamento / Regularizado / Escalado |
Minuta de ofício — estrutura
Ofício de Solicitação de Documentos para Prestação de Contas
- Endereçamento: À Secretaria Municipal de [nome] / À Coordenação de Convênios do Município de [nome], Estado de [UF].
- Identificação: CONFORMIDE, por meio do Sr(a). [nome], solicita documentos para composição do dossiê de prestação de contas do instrumento nº [número], cujo objeto é [descrição], firmado com [concedente] em [data].
- Contexto: O instrumento encontra-se com prestação de contas em situação [irregular/rejeitada/pendente], motivo [fundamento informado pelo concedente]. A CONFORMIDE está elaborando o dossiê de regularização e necessita dos documentos relacionados.
- Documentos solicitados: (lista específica por instrumento — notas fiscais, extratos, empenhos, laudos, fotos, contratos, publicações, conforme checklist anexo).
- Prazo sugerido: 5 dias úteis.
- Observação: documentos que não forem localizados devem ser informados para avaliação de alternativas (reconstituição, laudo técnico, declaração).
- Assinatura: [nome, cargo, contato].
Minuta de procuração — estrutura
- Outorgante: Município de [nome], CNPJ [número], representado pelo(a) Prefeito(a) [nome], CPF [número].
- Outorgados: [nomes dos advogados/consultores], OAB [número], CPF [número].
- Poderes gerais: acesso ao Transferegov; coleta e envio de documentos; consulta ao TCU; representação perante ministérios concedentes e CGU.
- Poderes específicos: enviar prestações de contas; responder notificações; assinar defesas; protocolar recursos administrativos junto ao concedente e ao TCU; acessar e-TCU em nome do município.
- Poderes judiciais: poderes ad judicia et extra para ações anulatórias de débito, embargos de execução fiscal, mandados de segurança e outras ações pertinentes à defesa do município em matéria de convênios.
- Assinatura: firma reconhecida; assinatura digital ICP-Brasil quando aceita pelo sistema.
Minuta de ação — estrutura-base
Aplicável quando houver acórdão de imputação de débito passível de contestação ou inscrição indevida em dívida ativa federal.
- Endereçamento: Exmo(a). Sr(a). Juiz(a) Federal da Vara de Execuções Fiscais / Vara Cível Federal de [cidade].
- Qualificação: Município de [nome], CNPJ [número], prefeito(a) como representante, assistido pela Procuradoria Municipal e advogados CONFORMIDE.
- Competência: Justiça Federal — litígio com União; art. 109, I CF/88.
- Fatos: descrição do convênio; objeto; valor; execução; rejeição da prestação; imputação de débito; inscrição em dívida ativa; bloqueio do CAUC.
- Fundamentos jurídicos: contraditório e ampla defesa (art. 5º, LV CF/88); Lei 9.784/1999 (processo administrativo); Lei 8.443/1992 (prazo e recurso no TCU); Decreto 20.910/1932 (prescrição); Súmula 615/STJ (nova gestão); impossibilidade de imputação sem prova do dano.
- Provas: dossiê de prestação de contas; notas fiscais; extratos; laudos; decisão de rejeição; acórdão; comunicações.
- Cálculo: memória de cálculo do valor imputado vs. valor comprovado; diferença impugnada.
- Pedido liminar: suspensão da exigibilidade do débito e do bloqueio do CAUC enquanto pende a ação.
- Pedidos finais: anulação do débito (ou redução ao valor real não comprovado); baixa na dívida ativa; desbloqueio do CAUC; honorários.
- Valor da causa: valor do débito imputado.
- Requerimentos probatórios: perícia contábil; depoimentos de técnicos que participaram da execução.
Critérios de aprovação da Fase 3
- O checklist está completo (13 documentos com fontes, formatos e formas de validação).
- A rotina é repetível por outro analista (14 etapas com responsáveis e prazos).
- Existe planilha padrão com todos os campos necessários.
- Há minuta de ofício de solicitação de documentos.
- Há estrutura de procuração para atuação perante Transferegov, concedentes e TCU.
- Há estrutura de ação para casos de imputação de débito contestável.
- O dossiê operacional indica responsáveis e prazos para cada etapa.