Objetivo operacional
Transformar o levantamento de contratos em relatório de auditoria com achados documentados, notificações aos fornecedores, glosas nas medições e plano de recuperação de valores pagos indevidamente.
Checklist de documentos
| Documento | Fonte | Formato | Obrigatório? | Como validar | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Relação de contratos vigentes com valor total | Contratos/Licitações | Excel/PDF | Sim | Ordenar por valor para priorizar | Universo de auditoria |
| Contratos completos + termos aditivos | Departamento de Contratos | Sim | Objeto, preço unitário, prazo | Análise de cada contrato | |
| Ordens de serviço e boletins de medição | Fiscais | PDF/Excel | Sim | Confrontar com contrato e pagamento | Fonte de evidência de execução |
| Empenhos, liquidações e pagamentos | Contabilidade | PDF/Excel | Sim | Cruzar com medições | Fluxo financeiro por contrato |
| SINAPI do período de contratação | CEF/SINAPI online | Excel | Sim | Data base igual à da licitação | Referência de preços |
| Edital e proposta vencedora com planilha de preços | Licitações | Sim | Preços unitários contratados | Base de comparação | |
| Notas fiscais dos pagamentos | Contabilidade | Não | Conferência de objeto descrito | Confirmação do serviço | |
| Relatórios de campo dos fiscais | Fiscais | Não | Evidências de execução | Prova de entrega | |
| Certidões dos fornecedores à época dos pagamentos | Fazenda/Licitações | Não | Irregularidade que deveria impedir pagamento | Achados de regularidade | |
| Laudos técnicos de obras (quando aplicável) | Engenharia | Não | Avaliação da execução | Sobrepreço em obras |
Roteiro de execução
| Etapa | Ação | Responsável | Prazo | Saída esperada | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Receber relação de contratos e priorizar por valor | Técnico/Financeiro | D+0 | Ranking de contratos a auditar | |
| 2 | Solicitar e receber documentação de cada contrato | Operações | D+5 | Pasta por contrato com todos os documentos | |
| 3 | Confrontar medições com pagamentos | Técnico/Financeiro | D+10 | Matriz de pagamentos vs. medições | |
| 4 | Confrontar preços contratados com SINAPI/SICRO do período | Técnico | D+15 | Planilha de sobrepreço por item | |
| 5 | Identificar duplicidades de pagamento | Financeiro | D+17 | Lista de duplicidades potenciais | |
| 6 | Verificar regularidade fiscal dos fornecedores à época | Jurídico | D+20 | Relação de fornecedores com irregularidade | |
| 7 | Elaborar relatório de achados com valor por contrato | Técnico/Jurídico | D+25 | Relatório preliminar de achados | |
| 8 | Revisar juridicamente os achados e calcular valores | Jurídico | D+30 | Relatório final de auditoria | |
| 9 | Elaborar notificações aos fornecedores | Jurídico | D+33 | Minutas de notificação por achado | |
| 10 | Emitir relatório preventivo para contratos futuros | Técnico/Jurídico | D+35 | Relatório de recomendações | |
| 11 | Acompanhar respostas dos fornecedores e glosas | Jurídico/Contratos | D+60 | Glosas e ressarcimentos registrados | |
| 12 | Entregar relatório final ao município | Coordenação | D+65 | Pacote completo |
Planilha padrão
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código do produto | P66 |
| Município | Nome oficial |
| Número do contrato | Identificação |
| Objeto | Descrição resumida |
| Fornecedor | Nome e CNPJ |
| Valor total do contrato (R$) | Conforme contrato + aditivos |
| Valor pago até a auditoria (R$) | Total de pagamentos |
| Tipo de achado | Sobrepreço / Serviço não executado / Duplicidade / Irregularidade do fornecedor |
| Valor do achado (R$) | Montante em questão |
| Evidência do achado | Documento de referência |
| SINAPI comparado (quando aplicável) | Tabela e item |
| Recomendação | Glosa / Notificação / Ressarcimento / Comunicação ao TCE |
| Status | Pendente / Notificado / Glosado / Ressarcido |
| Responsável CONFORMIDE | Nome do analista |
Minuta de ofício de solicitação de documentos — estrutura
- Endereçamento ao Secretário de Administração e ao Diretor de Contratos.
- Contexto: "No âmbito da auditoria de contratos, solicitamos os documentos abaixo para os contratos relacionados no Anexo I."
- Lista: contrato + aditivos, medições, empenhos, pagamentos, planilha de preços do edital.
- Prazo: 10 dias úteis.
- Canal e assinatura.
Minuta de notificação ao fornecedor — tópicos
- Identificação do fornecedor (nome, CNPJ, endereço).
- Identificação do contrato (número, objeto, data).
- Descrição objetiva do achado: "Verificou-se pagamento de R$ X referente a [item] sem evidência de execução conforme medição de [data]."
- Valor em questão e memória de cálculo.
- Prazo de resposta: 15 dias úteis.
- Aviso: vencido o prazo, a Prefeitura promoverá a glosa/ressarcimento administrativo ou o encaminhamento ao TCE.
- Assinatura do Procurador Municipal.
Minuta de auto de glosa — tópicos
- Identificação do contrato, objeto e fiscal responsável.
- Medição contestada: data, número e valor da medição.
- Fundamento da glosa: item não executado ou sobrepreço documentado.
- Valor glosado e memória de cálculo.
- Determinação: descontar da próxima medição ou da garantia contratual.
- Direito de defesa do contratado: 10 dias.
- Assinatura do fiscal e do gestor do contrato.
Critérios de aprovação da Fase 3
- O checklist está completo.
- A rotina é repetível por outro analista.
- Existe planilha padrão.
- Há minuta de ofício de solicitação.
- Há minuta de notificação ao fornecedor.
- Há minuta de auto de glosa.
- O dossiê operacional indica responsáveis e prazos.